یکی از ملزومات حرکت سازمانها به سمت بهینهسازی فرایندهای سازمانی، مستندسازی وضعیت موجود آنها است. هدف از مستندسازی فرایندهای یک سازمان به نوعی مدلسازی روند انجام اموری است که به هر شکل سازمان در آن دخیل است. وجود یک زبان مشترک و استاندارد به منظور مدلکردن فرایندها کمک میکند تا این مستندات در شرایط زمانی و مکانی مختلف کارایی خود را از دست ندهند. یکی از روشهای یکپارچه و نظاممند برای طراحی، اجرا و پایش فرایندهای سازمان، مدیریت فرایندهای سازمان یا کسب و کار ( BPM) است. این روش به سازمانها کمک میکند تا بتوانند روابط کاری پیچیده موجود بین کارکنان، سیستمها و فرایندها را به گونهای سادهسازی کند که کاملا قابل فهم شده و از این طریق، بهرهوری سازمان و رضایت مشتریان افزایش یابد. به کمک BPM میتوان فرایندهای سازمان را استخراج نموده و مشکلات موجود درجریان کار سازمان را از طریق شناسایی فرایندهای معیوب برطرف نمود. یکی از ابزارهای مفید BPM برای مدلکردن فرایندهای سازمانی، استاندارد BPMN است. این استاندارد شامل مجموعهای از اشکال گرافیکی است که مبتنی بر فلوچارت توسعه یافتهاند. هدف اصلی BPMN فراهمنمودن مدلی قابل فهم برای تمام افراد سازمان میباشد. همچنین این استاندارد به راحتی قابل تبدیل به فرایندهای ماشینخوان است به گونهای که نرمافزارهای مدیریت جریان کار بتوانند آنها را در سازمان به گردش بیاندازند. در این گزارش سعی شده است که مستندسازی وضع موجود فرایندهای مربوط به هفته ملی پژوهش و فناوری انجام گیرد. جهت نیل به این هدف، تعداد ۵۹ فرایند از فعالیتهای مرتبط با ستاد هفته ملی پژوهش و فناوری زیر نظر وزارت علوم، تحقیقات و فناوری برای بررسی، مدلسازی و تهیه شناسنامه فرایندها انتخاب گردید. همچنین تعداد ۱۴ فرم مرتبط با فرایندهای مستخرج به همراه شناسنامه فرم جهت تسهیل فرایندها طراحی گردید. جهت استخراج فرایندهای مذکور، حداقل ۲۰ مصاحبه حضوری و غیرحضوری با مدیران و کارشناسان مختلف در حوزههای مربوط به هفته ملی پژوهش و فناوری انجام گرفته است. مدلسازی تمام فرایندها با استفاده از نسخه دوم استاندارد BPMN انجام گرفته شده است. در نهایت تمام فعالیتهای هفته ملی پژوهش و فناوری به ترتیب زمانی در قالب CPM طراحی و تهیه گردید.
میهمی، رضا، عمار جلالیمنش، حسین میرزایی، و پدرام هوشنگی. 1394. نگاشت فرایندهای اجرایی هفته ملی پژوهش و فناوری. تهران: پژوهشگاه علوم و فناوری اطلاعات ایران.
