کتاب حاضر که با کوشش جمعی از کتابداران این مرکز فراهم آمده است، شامل روشها و مقرراتی است که کتابداران مرکز را در کار گردآوری و آمادهسازی مدارک یاری میدهد. فایده عمده این کتاب این است که شیوه انجام کارها به صورت نظامیافته ثبت میشود و میتواند مأخذی باشد تا همه کسانی که دستاندر کار گردآوری و آمادهسازی مدارک هستند به آن مراجعه کنند و یکدستی و پیوستگی کار را حفظ نمایند. با وجود چنین مأخذی حتی تغییر و تعویض مسئولان نیز خللی به کار وارد نمیآورد زیرا قواعد نه در ذهن مسئولی خاص، بلکه در کتابی منظم گردآوری شده است و مسئولان بعدی با مراجعه به آن به راحتی می توانند از طرز کار مسئول قبلی آگاه شوند و پیوستگی کار را حفظ کنند. تا آنجایی که گردآورنده اطلاع دارد این کتاب اولین مدرک نوشته و کامل در باره راهنمای گردآوری و آمادهسازی مدارک است که به زبان فارسی تدوین و نشر میشود. این کتاب مراحل مختلف آمادهسازی و گردآوری مدارک را قدم به قدم توصیف مینماید و با وجود آنکه اشاره اصلی آن به روشهای گردآوری و آمادهسازی مدارک در مرکز مدارک علمی است مطالب آن طوری تنظیم شده که کلیه کتابداران ایرانی را که در کتابخانههای مختلف از قبیل کتابخانههای عمومی، ملی اختصاصی، دانشگاهی و غیره در سطوح مختلف اعم از کتابخانه بزرگ، متوسط و یا کوچک به کار گردآوری و آمادهسازی مدارک اشتغال دارند راهنمایی مینماید. همچنین روش کار طوری برنامهریزی شده که کتابخانههایی که امکان ماشینی کردن مراحل مختلف سفارش و آمادهسازی مدارک را دارند میتوانند از آن استفاده کنند. این کتاب نتیجه فعالیت کمیته فنی بخش تهیه مدارک است که به سرپرستی خانم پریچهر اعتمادی رئیس بخش تهیه مدارک و شرکت خانمهای نازیلا وحیدی، منیژه علامه و آقای حسن احمدی تهیه و تنظیم گردیده است.
مجموعه کتابخانه منعکسکننده دانش و علاقه کتابدار به کتاب و قدرت پیشبینی او در انتخاب و تهیه مدارکی است که مورد نیاز استفادهکنندگان در آینده میباشد. وظیفه گردآوری و آمادهسازی مدارک که در زبان انگلیسی Acquisition Department یا Processing Department نامیده میشود. در مرکز مدارک علمی، بخش تهیه مدارک، مسئول گردآوری و آمادهسازی مدارک است. بدینمنظور سفارشها بررسی میگردد، در صورتیکه مدارک درخواست شده با طرحها و هدفها و برنامههای مؤسسه تحقیقات ارتباط داشته باشد آنها را تهیه و در غیر این صورت علل خودداری از تهیه آن به اطلاع شخص متقاضی رسانیده میشود. به طور کلی گردآوری مدارک، اعم از کتب، نشریات ادواری (پیایندها)، فروستها، مواد سمعی و بصری، روزنامهها و هر نوع مدرک دیگری که برای کتابخانه لازم است به سه طریق (خریداری، مبادله و اهدا) انجام میگیرد.
موسسه تحقیقات و برنامهریزی علمی و آموزشی، و مرکز مدارک علمی. 1357. راهنمای گردآوری و آمادهسازی مدارک در مرکز مدارک علمی. تهران: موسسه تحقیقات و برنامهریزی علمی و آموزشی، مرکز مدارک علمی.
